9 Kas 2023

TUTANAK NASIL TUTULUR

TUTANAK NASIL TUTULUR

Tutanak kelimesinin birkaç değişik anlamı vardır:

1. Meclis, kurul mahkeme gibi yerlerde söylenen sözlerin olduğu gibi yazıya

geçirilmesi, zabıt, zabıtname.

2. İlgililerce imzalanmış, bir durumu anlatan yazı, zabıt varakası.

3. Birçok kimsenin imzaladığı rapor, mazbata.

Değişik amaçlarla düzenlenen toplantılarda yapılan konuşmaların olduğu gibi

yazıya geçirilmesi ve bu yazılanların yetkililerce imzalanmasıyla resmiyet kazanan

yazılara tutanak denir.

Genel olarak herhangi bir olayın nasıl, ne zaman, nerede ve ne şekilde meydana

geldiğini, nasıl sonuçlandığını tespit eden kısa yazılara denir.

Bir durumun meydana gelişini anlatan, taraflarca imzalanan, taraflı olmayana bilgi

ve belgeleri kapsayan yazılı belgedir.

Bu kapsamda tutanak hazırlanırken hiçbir şekilde kişisel görüş ve yorum

içermemelidir. Tutanak en az 2 kişi tarafından düzenlenir. Düzenlenirken

kullanılan kağıdı ortalayacak şekilde “TUTANAK” ibaresi yazılarak tutanağa

başlanır. Tutanak bittikten sonra en alt kısma soldan başlanarak kişilerin ad,

soyad ve unvanları yazılır, imzalanır.

Tutanak bittikten sonra en alt kısmına; “Bu tutanak iki* nüshadan ibaret

düzenlenmiş olup, imza altına alınmıştır.” yazılarak sona erdirilir.

*: Olaya şahit olup, imzalayan kişi adedine göre nüsha sayısı artırılabilir.

Resmi kurumlarda birçok durum için önceden hazırlanmış tutanaklar vardır. Bu tutanaklarda tarih ve kişisel bilgiler alanı boş bırakılmıştır. Bunun dışında kişiler bir toplantı ya da vaka ile ilgili tutanağı elle de yazabilir.

Tutanak çeşitlerinden bazıları şunlardır:

Toplantı Tutanağı
Suçüstü Tutanağı
Kimlik Tespit Tutanağı
Seçim Tutanağı
Olay Tespit Tutanağı
Yakalama Tutanağı
Durum Tespit Tutanağı

Tutanağın Bölümleri:

1.Başlık

Olayın veya yapılan işlemin içeriğine göre tutanağın üst orta bölümüne büyük

harflerle başlık yazılır. Konunun içeriğinin açıklanmaması halinde sadece

TUTANAK yazılması da yeterlidir.

2.Giriş-gelişme-sonuç

Makale yazım şekli gibi düzen içinde ve akışa uygun bölümler yazılmalıdır.

3.Tarih ve Saat

Tarih ve saat yazılması zorunludur.

4.İmza

Başta görevliler olmak üzere olay veya işleme göre diğer kişilerin ad-soyad, unvan

ve imzalarının bulunduğu bölümdür. Tutanakların birden fazla sayfadan oluşması

halinde, imza kısmı son sayfada açılmalı, önceki sayfalar tutanağı imzalayan

kişiler tarafından paraflanmalı veya imzalanmalıdır. İmza atmasını bilmeyen

kişilere, sağ el işaret parmağı ile isminin üzerine parmak bastırılır. İmzalamak

istemeyenler için imzadan imtina ettiği isminin altına yazılır.

Tutanak nasıl yazılmalıdır?

Tutanak mutlaka olayı gören, yaşayan ya da olay esnasında emir ve talimat veren

şahıslar tarafından hazırlanmalı ve imzalanmalıdır.

Tutanak metni olaydan haberdar olmayan kişiler tarafından asla imzalanmamalıdır.
Tutanak en az iki kişi tarafından imzalanmalıdır.
Olaya müdahale eden ya da şahit olan çalışanın tek başına olması durumunda; dilekçe, durum raporu, inceleme raporu, tespit raporu vb. bir raporla olayla ilgili detaylı bilgilerin aktarıldığı bir yazı hazırlanmalı ve ilgililere iletmelidir.
Tutanaklar, bilgisayarla ya da kalemle yazılabilir.
Tutanakta, A4 ya da A5 kâğıt kullanılabilir.
Tutanak en az imzalayan kişi sayısınca çoğaltılmalı ve kaç nüsha çoğaltılmışsa bu sayı tutanakta belirtilmelidir.
İmzalar mutlaka ismin üstüne atılmalıdır.
Tarih, tutanağın kaç nüsha olduğunu belirten son cümledeki nokta işaretinden sonra bir satır boşluk bırakılarak yazılmalıdır.
Tarih yazarken; (.) nokta, (/) eğik çizgi ya da açıkça ay adının yazımı şeklinde gerçekleştirilebilir. Kullanılan tarih biçimi: Gün, ay ve yıl şeklinde gösterilir.
Olaylar anlatılırken, Türkçe dil bilgisi kurallarına, noktalama işaretlerine ve anlatım bozukluğu yapılmamasına dikkat edilmelidir.
Yazımı bilinmeyen bir kelime ile karşılaşılması durumunda, Türk Dil Kurumu resmi internet adresi olan, http://www.tdk.gov.tr adresinden yararlanılmalı veya Türk Dil Kurumu tarafından yayınlanan Türkçe Sözlük ve İmla Kılavuzundan yararlanılmalıdır.
Bir kurumuna ait kalıplaşmış kelimelerin kullanılması gerekmekte ise parantez içinde bu ifadeler açıklanmalıdır.
Kısaltmalar kullanılırken herkes tarafından bilinmeyen; “CİK”, “İKM”, “İKBM” vb. kısaltmalar kullanılmamalıdır. Örnek: kapı altı(bina giriş)
Teknik, tıbbi ya da uzmanlık gerektiren terimsel ifadeler kullanılırken mutlaka kelimenin geçtiği ilk yerde parantez içinde açıklama yapılmalıdır.
Hazırlanan tutanak metni okunmadan asla imzalanmamalıdır.
Gerekli durumlarda, tutanak olayla ilgisi bulunmayan bir başka çalışana okutularak, olayın dışında olan bir kişinin olayı nasıl anladığı anlaşılabilir.”

Aşağıda örnek bir tutanak sizler için sunulmuştur.

ÖRNEK TUTANAK:

DHY EĞİTİMLERİMİZLE;

MECBURİ HİZMETE HAZIR OLUN!

MECBURİ HİZMET E-KİTABI

Satın Al

> DHY EĞİTİM PAKETİ

22 eğitmen tarafından;

Mecburi hizmette işinize en çok yarayacak 50 ders seçildi ve hem ders videosu olarak hem de ekitap olarak derlendi. DHY Eğitimi Videolarında kullanılan ders slaytlarından hazırlanmış Mecburi Hizmet eKitabı, DHY Eğitimi alan herkes ücretsiz gönderilir. Bee Market sayfasından da satın alabilirsiniz.

DHY EĞİTİM PAKETİ-1: